Newsletter · L'IA en agence
· 8 min de lecture
Votre agence utilise ChatGPT. Mais elle n'apprend rien.
Cinq collaborateurs, cinq conversations, zéro mémoire commune : pourquoi une agence qui utilise ChatGPT n'apprend rien.
Bonjour,
Je vais commencer cette première édition par une scène très banale.
Un collaborateur bloque sur une règle du PLU.
Il ouvre ChatGPT, pose sa question, récupère une réponse, puis retourne travailler.
Trois jours plus tard, quelqu'un d'autre se pose quasiment la même question.
Il ouvre sa propre conversation, reformule la demande et recommence la recherche depuis le début.
Personne n'a mal travaillé.
Le problème, c'est que l'agence n'a rien retenu de la première conversation.
L'IA a aidé une personne pendant quelques minutes. Elle n'a créé aucune connaissance commune.
C'est exactement le sujet de cette première édition.
Mais avant d'aller plus loin, voici la nouveauté que j'ai retenue cette semaine.
Le Signal : D5 Render transforme la présentation client
Cette semaine, je ne vais pas vous parler d'un nouveau modèle d'image qui promet de « tout révolutionner ».
La mise à jour que j'ai retenue concerne D5 Render 3.1.
Sa nouveauté principale s'appelle Présentation interactive.
Le principe est assez simple : au lieu de préparer une succession d'images figées, vous pouvez construire une présentation directement à partir de votre scène 3D.
Pendant la réunion, vous pouvez notamment :
- changer un matériau ;
- afficher ou masquer certains éléments ;
- passer du jour à la nuit ;
- modifier l'environnement ;
- comparer plusieurs configurations ;
- basculer entre différents cadrages.
Ces variations peuvent être associées à des diapositives ou à des déclencheurs placés dans la scène. La présentation devient donc beaucoup plus proche d'une visite commentée que d'un simple diaporama.
Mon avis
Pour une agence qui travaille déjà avec D5, la fonctionnalité est vraiment intéressante.
Elle peut éviter de préparer plusieurs images uniquement pour répondre à des questions du type :
« Est-ce qu'on peut voir la façade avec un matériau plus clair ? »
ou :
« Qu'est-ce que cela donne à la tombée de la nuit ? »
En revanche, je ne changerais pas complètement de moteur de rendu uniquement pour cette fonctionnalité.
Un nouvel outil devient utile lorsqu'il s'intègre à une méthode existante. Pas lorsqu'il oblige toute l'équipe à repartir de zéro.
Le Dossier : Cinq collaborateurs, cinq conversations, zéro mémoire commune
Je vois régulièrement la même utilisation de ChatGPT en agence.
Quelqu'un ne retrouve plus une information.
Il ouvre une nouvelle conversation, pose sa question et obtient une réponse en quelques secondes.
Cela peut concerner :
- une règle d'urbanisme ;
- la reformulation d'un mail ;
- le résumé d'un rapport ;
- une question sur un matériau ;
- la structure d'un compte rendu ;
- une information perdue dans un document technique.
Sur le moment, c'est pratique.
C'est toujours plus rapide que de parcourir quinze résultats Google ou de chercher manuellement dans un PDF de 200 pages.
Mais cette utilisation reste très ponctuelle.
La réponse demeure dans la conversation personnelle du collaborateur.
Elle n'est pas réellement rattachée au projet. Les autres membres de l'équipe ne la voient pas. Les documents utilisés ne sont pas centralisés. Les décisions prises ne sont pas conservées au même endroit.
Et quand la même question revient quelques semaines plus tard, l'agence recommence.
Le vrai problème n'est pas la perte de temps
Reposer une question ne fait pas forcément perdre des heures.
Le problème est plus large.
C'est un manque à gagner collectif.
L'agence utilise un outil extrêmement puissant comme une sorte de moteur de recherche amélioré.
Chaque collaborateur obtient ponctuellement une réponse, mais aucune mémoire ne se construit au niveau du projet.
Imaginons cinq personnes travaillant sur la réhabilitation d'une école.
La première analyse le PLU.
La deuxième travaille sur le programme et les surfaces.
La troisième étudie les diagnostics techniques.
La quatrième prépare les réunions avec la maîtrise d'ouvrage.
La cinquième rédige les documents de candidature.
Elles peuvent toutes utiliser ChatGPT de leur côté.
Mais avec cinq conversations séparées, l'outil ne sait pas :
- ce qui a déjà été recherché ;
- quels documents font référence ;
- quelles hypothèses ont été abandonnées ;
- quelles décisions ont été validées ;
- quelles questions restent ouvertes ;
- quelle version d'un document est la plus récente.
L'intelligence est disponible.
Le contexte, lui, reste dispersé.
Un projet d'architecture devrait avoir son propre espace IA
La logique que je trouve la plus intéressante est simple :
Un véritable projet d'architecture = un projet partagé dans ChatGPT.
Pas un compte unique avec le même mot de passe utilisé par toute l'agence.
Chaque collaborateur conserve son propre compte.
Mais les membres de l'équipe travaillent dans un espace commun contenant :
- les conversations liées au projet ;
- les documents de référence ;
- les instructions permanentes ;
- les contributions des différents collaborateurs.
Les projets partagés permettent aujourd'hui de regrouper les conversations, les fichiers et les consignes dans un même espace. Les membres autorisés peuvent consulter le contenu du projet, poursuivre le travail et créer des branches à partir des conversations existantes. Le contexte reste limité aux ressources du projet partagé.
Ce n'est pas encore un logiciel collaboratif où cinq personnes écrivent simultanément dans le même fil.
Mais c'est déjà beaucoup plus cohérent que cinq historiques complètement isolés.
Comment je structurerais cet espace
Prenons un projet fictif :
Réhabilitation de l'école X : Espace IA partagé
Je commencerais par ajouter uniquement les documents réellement utiles :
- le programme ;
- le dernier compte rendu validé ;
- le règlement du PLU applicable ;
- les diagnostics existants ;
- une note synthétique sur les décisions déjà prises.
Je n'importerais pas immédiatement tous les fichiers du serveur.
Trop d'informations mal organisées peuvent produire autant de confusion qu'un manque d'informations.
Je créerais ensuite plusieurs conversations distinctes.
01 : Urbanisme et réglementation
Pour interroger le PLU, repérer les articles utiles et conserver les recherches déjà effectuées.
02 : Programme et surfaces
Pour comparer le programme, les tableaux de surfaces et les premières hypothèses.
03 : Réunions et décisions
Pour synthétiser les échanges, identifier les responsabilités et conserver les décisions validées.
04 : Documents techniques
Pour analyser les diagnostics, comparer différentes versions et retrouver rapidement une information.
05 : Candidature et communication
Pour préparer les textes de présentation, organiser les références et adapter les contenus aux différents dossiers.
Lorsqu'un collaborateur rejoint ou reprend le projet, il ne découvre plus seulement un dossier rempli de fichiers.
Il retrouve aussi une partie des questions posées, des analyses produites et des décisions déjà documentées.
Ce système ne transforme pas ChatGPT en source officielle
C'est probablement le point le plus important.
Pour une question liée au PLU, il ne faut pas simplement demander :
« Quelles sont les règles applicables sur cette parcelle ? »
Il faut fournir le document officiel correspondant et demander :
« À partir du document joint uniquement, indique-moi les articles applicables à cette question. Cite précisément les pages et les passages utilisés. Si l'information n'est pas présente, dis-le clairement. »
Même logique pour :
- un CCTP ;
- un diagnostic ;
- un rapport ;
- un compte rendu ;
- une notice réglementaire.
L'IA peut aider à rechercher, comparer, organiser et synthétiser.
Elle ne doit pas déterminer seule quelle information est juridiquement ou contractuellement valable.
Le projet partagé n'est donc pas une vérité commune.
C'est un contexte commun.
La différence est essentielle.
Et pour les documents confidentiels ?
Une petite équipe peut commencer à tester les projets partagés sans déployer immédiatement une offre professionnelle dans toute l'agence.
Le partage de projets est disponible sur les offres personnelles gratuites et payantes, avec des limites différentes selon les abonnements.
En revanche, dès que l'agence souhaite intégrer des documents confidentiels, administrer plusieurs utilisateurs ou déployer la méthode plus largement, un environnement professionnel devient plus cohérent.
Dans ChatGPT Business, les données de l'espace de travail ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles par défaut et sont chiffrées en transit et au repos.
Cela ne dispense pas l'agence de définir ses propres règles :
- quels documents peuvent être importés ;
- qui peut accéder à quel projet ;
- quelles données doivent être anonymisées ;
- quelles réponses doivent être vérifiées ;
- combien de temps les informations doivent être conservées.
Installer l'outil ne suffit pas.
Il faut aussi organiser son utilisation.
À tester lundi
Ne cherchez pas à réorganiser toute l'agence en une journée.
Choisissez un seul projet actif.
Créez un projet partagé et ajoutez :
- une présentation synthétique du projet ;
- cinq documents de référence maximum ;
- une note avec les décisions déjà validées ;
- des instructions demandant de citer systématiquement les sources ;
- trois ou quatre conversations correspondant aux sujets principaux.
Utilisez cet espace pendant une semaine.
Puis regardez combien de fois l'équipe a évité :
- de rechercher une information déjà trouvée ;
- de renvoyer un document déjà disponible ;
- de réexpliquer le contexte du projet ;
- de reprendre une analyse depuis le début ;
- de poser une question déjà traitée par quelqu'un d'autre.
C'est probablement ici que l'IA commence à devenir un outil d'agence.
Pas lorsqu'elle donne une réponse impressionnante en trente secondes.
Mais lorsqu'elle permet à toute une équipe de mieux reprendre, transmettre et conserver son travail.
Et dans votre agence ?
Je cherche actuellement à échanger avec des dirigeants, associés et architectes indépendants pour comprendre comment l'IA est réellement utilisée dans leurs équipes.
Est-ce que chacun travaille encore dans ses propres conversations, ou avez-vous déjà commencé à centraliser le contexte par projet ?
Vous pouvez m'écrire directement pour en discuter.
À la semaine prochaine,
Hippolyte
Cofondateur d'Archi IA